1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der SmartOrdi OG (nachfolgend „SmartOrdi OG" oder „Anbieter") und ihren Kunden (nachfolgend „Nutzer" oder „Auftraggeber") über die Nutzung der digitalen Programme von SmartOrdi OG — derzeit Smartordi.chat, Trabis, Lamsa und Brifo (einzeln „Programm", gemeinsam „Programme"). Enthält die Beschreibung eines einzelnen Programms abweichende Regelungen, gehen diese den allgemeinen Bestimmungen dieser AGB für das betreffende Programm vor.

1.2 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Auftraggebers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn SmartOrdi OG ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

1.3 Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 1 UGB.

2.1 SmartOrdi OG bietet mehrere eigenständige digitale Programme an. Der Funktionsumfang jedes Programms ist auf dessen eigener Seite auf www.smartordiog.eu im Detail beschrieben; im Überblick:

• Smartordi.chat — mehrsprachige digitale Patientenanamnese und Terminorganisation für Arztordinationen
• Trabis — Buchhaltungs- und Finanzverwaltungs-App für Selbstständige und Kleinunternehmen in Österreich
• Lamsa (لمستي) — KI-gestützte Innenarchitektur-App, die aus hochgeladenen Raumfotos neue Gestaltungsvorschläge erstellt
• Brifo (بريفو) — App, die Familien in Österreich hilft, deutsche Briefe (Schule, Gesundheit, Behörden, Rechnungen) in ihrer Sprache zu verstehen und zu beantworten

2.2 Alle Programme sind Kommunikations-, Organisations- oder Unterstützungswerkzeuge. Sie ersetzen keine professionelle Beratung (z. B. medizinische, steuerliche, rechtliche oder bautechnische Beratung) — nähere Einschränkungen je Programm ergeben sich aus § 8.

2.3 SmartOrdi OG behält sich das Recht vor, den Funktionsumfang eines Programms jederzeit zu erweitern oder technische Anpassungen vorzunehmen, sofern die Kernfunktionalität nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

3.1 Der Vertrag über die Nutzung eines Programms kommt durch die Registrierung im jeweiligen Programm, durch schriftliche Bestätigung (per E-Mail) seitens SmartOrdi OG oder durch Freischaltung des Zugangs zustande — je nachdem, was für das jeweilige Programm vorgesehen ist.

3.2 Testphasen unterscheiden sich je Programm und sind auf der jeweiligen Programmseite beschrieben, z. B.:

• Smartordi.chat: kostenlose Pilotphase von 2 bis 3 Monaten ohne Vertragsbindung; danach automatischer Übergang in ein kostenpflichtiges Abonnement, sofern nicht spätestens 14 Tage vor Ablauf per E-Mail an team@smartordiog.eu gekündigt wird
• Trabis: derzeit kostenlose Pilotphase mit echten Nutzern; eine reguläre, kostenpflichtige Tarifstruktur wird erst nach Abschluss der Pilotphase eingeführt und rechtzeitig angekündigt
• Lamsa: kein Abonnement — Nutzung erfolgt über den Kauf einzelner Guthaben-Credits, inklusive eines kostenlosen Start-Credits bei der Registrierung
• Brifo: dauerhaft kostenloser Grundumfang (Kalender, Aufgaben, Familienprofile, Erinnerungen, Ratgeber); die KI-Funktionen (Briefanalyse und Antwortbriefe) sind nach einer 7-tägigen kostenlosen Testphase kostenpflichtig. Ein Monats- oder Jahresabonnement kommt ausschließlich durch aktiven Abschluss in der App zustande; die Testphase wandelt sich nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement um

4.1 Die aktuellen Preise jedes Programms sind auf dessen jeweiliger Seite auf www.smartordiog.eu veröffentlicht und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit nicht anders angegeben.

4.2 Die Zahlungsabwicklung erfolgt je nach Programm per Banküberweisung/SEPA-Lastschrift (Smartordi.chat) oder über den Zahlungsdienstleister Stripe per Kreditkarte (Lamsa, Brifo). Abonnementgebühren sind, sofern vorgesehen, monatlich im Voraus fällig.

4.3 Bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen ist SmartOrdi OG berechtigt, den Zugang zum betroffenen Programm bis zur vollständigen Begleichung der offenen Beträge zu sperren.

4.4 SmartOrdi OG behält sich vor, Preisanpassungen mit einer Ankündigungsfrist von 4 Wochen per E-Mail mitzuteilen. Bei Nichteinverständnis steht dem Nutzer ein Sonderkündigungsrecht zu.

5.1 Nach der Pilotphase wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen und ist monatlich kündbar.

5.2 Die Kündigung hat schriftlich per E-Mail an team@smartordiog.eu zu erfolgen. Die Kündigungsfrist beträgt 14 Tage zum Monatsende.

5.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Auftraggeber gegen datenschutzrechtliche Verpflichtungen verstößt.

6.1 SmartOrdi OG verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG). Details zu Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung je Programm sind der Datenschutzerklärung zu entnehmen.

6.2 Bei Smartordi.chat ist die nutzende Ordination Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Patientendaten; SmartOrdi OG agiert insoweit als Auftragsverarbeiter, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen wird. Bei Trabis, Lamsa und Brifo ist SmartOrdi OG Verantwortlicher für die Daten der jeweiligen Nutzer.

6.3 Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

6.4 Nutzer bzw. bei Smartordi.chat auch Patienten erteilen ihre ausdrückliche Einwilligung zur Datenverarbeitung vor Nutzung des jeweiligen Programms, soweit eine solche Einwilligung die Rechtsgrundlage der Verarbeitung bildet.

7.1 Der Nutzer verpflichtet sich:

• Die Zugangsdaten zum jeweiligen Programm sicher aufzubewahren und nicht an Dritte weiterzugeben.
• Bei Nutzung von Smartordi.chat: Patienten über die Nutzung der Plattform und die damit verbundene Datenverarbeitung zu informieren.
• Das jeweilige Programm nicht für rechtswidrige Zwecke zu verwenden.
• SmartOrdi OG unverzüglich über Sicherheitsvorfälle oder Datenschutzverletzungen zu informieren.

8.1 SmartOrdi OG haftet für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit unbegrenzt. Für sonstige Schäden haftet SmartOrdi OG nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

8.2 Programmspezifische Haftungsausschlüsse:

• Smartordi.chat: keine Haftung für die medizinische Richtigkeit der von Patienten eingegebenen Daten sowie für Übersetzungsfehler, die zu medizinischen Fehlentscheidungen führen könnten. Die endgültige Verantwortung für medizinische Entscheidungen liegt beim behandelnden Arzt.
• Trabis: keine Haftung für die steuerliche oder buchhalterische Richtigkeit automatisiert erkannter Belegdaten oder erstellter Auswertungen (z. B. UVA); diese ersetzen keine steuerliche Beratung.
• Lamsa: KI-generierte Gestaltungsvorschläge sind unverbindliche Anregungen und ersetzen keine bautechnische, statische oder architektonische Beratung.
• Brifo: die KI-gestützte Zusammenfassung und Übersetzung von Briefen erfolgt automatisiert und ohne Gewähr für Vollständigkeit oder Richtigkeit; sie ersetzt nicht die Prüfung des Originalschreibens und stellt keine rechtliche, medizinische, steuerliche oder pädagogische Beratung dar.

8.3 SmartOrdi OG gewährleistet eine Systemverfügbarkeit von mindestens 99 % im Jahresdurchschnitt, ausgenommen geplante Wartungsarbeiten.

8.4 Die Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden oder entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

9.1 Alle Rechte an den Programmen von SmartOrdi OG, einschließlich Software, Design, Marken und Inhalten, verbleiben ausschließlich bei SmartOrdi OG.

9.2 Dem Nutzer wird ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Dauer des jeweiligen Vertragsverhältnisses eingeräumt.

10.1 SmartOrdi OG behält sich vor, diese AGB jederzeit zu ändern. Änderungen werden dem Auftraggeber per E-Mail mit einer Frist von 4 Wochen vor Inkrafttreten mitgeteilt.

10.2 Widerspricht der Auftraggeber der Änderung nicht innerhalb von 2 Wochen nach Mitteilung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Bei Widerspruch steht dem Auftraggeber ein Sonderkündigungsrecht zu.

11.1 Es gilt ausschließlich österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

11.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Linz, Österreich.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG). Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website www.smartordiog.eu sowie für die Nutzung unserer digitalen Programme Smartordi.chat, Trabis, Lamsa und Brifo und informiert Sie über die wichtigsten Aspekte der jeweiligen Datenverarbeitung.

Wer für die Verarbeitung Ihrer Daten als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO gilt, hängt vom genutzten Programm ab:

• Smartordi.chat: Verantwortlicher für Patientendaten ist die jeweilige Arztpraxis (Ordination), die den Dienst nutzt. SmartOrdi OG agiert insoweit als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
• Trabis, Lamsa und Brifo: Verantwortlicher für die Daten der Nutzer ist SmartOrdi OG selbst.

Kontaktdaten von SmartOrdi OG:

• Unternehmen: SmartOrdi OG
• Adresse: Steingasse 6a, 4020 Linz, Österreich
• E-Mail: team@smartordiog.eu
• Telefon: +43 667 762439293
• Website: www.smartordiog.eu

Für Anfragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an: team@smartordiog.eu

Welche Daten wir erheben, hängt davon ab, welches unserer Programme Sie nutzen:

Smartordi.chat

Smartordi.chat unterstützt Ordinationen bei der strukturierten digitalen Vorbereitung von Arztterminen. Im Rahmen dieser Tätigkeit werden folgende Datenkategorien erhoben:

• Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Sprache, Wohnadresse
• Identifikationsdaten: Sozialversicherungsnummer (SVNR) — ausschließlich zur eindeutigen Patientenidentifikation gemäß § 51 ÄrzteG, auf ausdrücklichen Wunsch der Ordination
• Gesundheitsdaten: Beschwerden, aktuelle Medikation, Allergien, Vorerkrankungen (freiwillige Angaben gemäß Art. 9 DSGVO)
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse oder Telefonnummer (falls freiwillig angegeben)
• Hochgeladene Dokumente: Laborbefunde, Röntgenbilder und sonstige medizinische Unterlagen (freiwillig)

Trabis

Trabis ist eine Buchhaltungs- und Finanzverwaltungs-App für Selbstständige und Kleinunternehmen. Es werden folgende Datenkategorien erhoben:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmens- bzw. Branchenangaben
• Geschäfts- und Finanzdaten: Einnahmen- und Ausgabenbuchungen, Rechnungen, aus Belegen per OCR erkannte Daten, UVA-Auswertungen
• Hochgeladene Dokumente: Fotografierte oder hochgeladene Belege und Rechnungen
• Zugriffsdaten Dritter: Bei Aktivierung des optionalen, leseberechtigten Steuerberater-Zugangs: Zugriffsprotokolle des Steuerberaters

Lamsa (لمستي)

Lamsa ist eine KI-gestützte Innenarchitektur-App. Es werden folgende Datenkategorien erhoben:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse
• Hochgeladene Fotos: Bis zu 5 Raumfotos je Anfrage sowie ggf. selbst erstellte Grundrisse
• Gestaltungspräferenzen: Ausgewählter Stil, Farben, Stimmung und Budgetangaben
• Zahlungsdaten: Über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt; SmartOrdi OG selbst speichert keine vollständigen Zahlungskartendaten

Brifo (بريفو)

Brifo hilft Familien in Österreich, deutsche Briefe in ihrer Sprache zu verstehen. Es werden folgende Datenkategorien erhoben:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse
• Familienprofile: Von den Nutzenden angelegte Profile (z. B. Name, Rolle, Schulstufe) zur Zuordnung von Briefen, Terminen und Zahlungen
• Fotografierte Briefe: Von den Nutzenden aufgenommene Bilder sowie die daraus per KI extrahierten Inhalte (Zusammenfassung, Fristen, Zahlungen)
• Termindaten: Im Kalender angelegte Termine und Erinnerungen
• Zahlungsdaten: Über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt; SmartOrdi OG selbst speichert keine vollständigen Zahlungskartendaten

Für Smartordi.chat (patientenbezogene Daten):

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Ausdrückliche Einwilligung des Patienten vor Nutzung der Plattform
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO: Ausdrückliche Einwilligung für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 51 ÄrzteG: Verarbeitung der Sozialversicherungsnummer zur gesetzlich vorgesehenen eindeutigen Patientenidentifikation
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung gegenüber der nutzenden Ordination

Für Trabis, Lamsa und Brifo (Nutzerdaten):

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung des Nutzungsvertrags mit dem jeweiligen Nutzer (z. B. Kontoführung, Bereitstellung der App-Funktionen, Zahlungsabwicklung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, soweit für einzelne optionale Funktionen erforderlich
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Weiterentwicklung des jeweiligen Programms

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

• Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen ausschließlich über gesicherte SSL/TLS-Verbindungen (HTTPS)
• Datenspeicherung: Alle Daten werden verschlüsselt auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert
• Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (EU-Server)
• Zugriffskontrolle: Zugriff auf personenbezogene Daten nur durch autorisiertes Personal unter strikten Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Datensparsamkeit: Es werden nur die für den jeweiligen Zweck notwendigen Daten erhoben
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Penetrationstests der Plattform

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an unbeteiligte Dritte erfolgt nicht. Je nach genutztem Programm setzen wir folgende Dienstleister/Sub-Auftragsverarbeiter ein:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Hosting und Serverinfrastruktur, für alle Programme
• Stripe — Zahlungsabwicklung für Lamsa und Brifo
• Weitere Sub-Auftragsverarbeiter können auf Anfrage unter team@smartordiog.eu mitgeteilt werden

Alle Sub-Auftragsverarbeiter sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet. Eine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR findet, soweit von uns beeinflussbar, nicht statt bzw. nur auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Bei Smartordi.chat gelten insbesondere die ärztlichen Dokumentationspflichten gemäß § 51 ÄrzteG; bei Trabis gelten die abgabenrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen (grundsätzlich 7 Jahre gemäß § 132 BAO).

Nach Ablauf der Speicherdauer, bei Löschung des Nutzerkontos oder auf ausdrücklichen Wunsch der betroffenen Person werden die Daten unwiderruflich gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Löschanfragen können per E-Mail an team@smartordiog.eu gestellt werden.

Im Falle einer Datenpanne (Data Breach) verpflichtet sich SmartOrdi OG:

• Betroffene Nutzer bzw. bei Smartordi.chat die betroffene Ordination unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden zu informieren
• Bei Smartordi.chat die Ordination damit in die Lage zu versetzen, ihre gesetzliche Meldepflicht gegenüber der österreichischen Datenschutzbehörde (DSB) einzuhalten; bei den übrigen Programmen nimmt SmartOrdi OG als Verantwortlicher diese Meldung selbst vor — jeweils innerhalb der vorgeschriebenen Frist von 72 Stunden (Art. 33 DSGVO)
• Eine vollständige Dokumentation des Vorfalls sowie der getroffenen Gegenmaßnahmen bereitzustellen

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht zu erfahren, welche Daten über Sie verarbeitet werden
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Unrichtige Daten können Sie jederzeit korrigieren lassen
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte: team@smartordiog.eu

Die Website www.smartordiog.eu verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt. Eine Einwilligung für Cookies ist daher nicht erforderlich. Für die Cookie-Nutzung innerhalb der einzelnen Programme (Smartordi.chat, Trabis, Lamsa, Brifo) gelten deren eigene Hinweise innerhalb der jeweiligen App.

SmartOrdi behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an aktuelle rechtliche oder technische Entwicklungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist stets auf www.smartordiog.eu/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.